Datenschutzanfragen

Öffne Admin → Datenschutzanfragen, um die Bearbeitung einer Betroffenenanfrage zu dokumentieren. Bittet beispielsweise eine ehemalige Mitarbeiterin um eine Kopie ihrer Daten, hältst du hier Entscheidungen und Nachweise fest und erledigst die Arbeit in den zuständigen Systemen. Die Seite umfasst Auskunft, Übertragbarkeit, Berichtigung, Einschränkung, Löschung, Widerspruch und menschliche Überprüfung. Sie entscheidet nicht selbst, löscht keine Daten und erstellt oder versendet keine freigegebene Antwort.

Zugriff und Quellen

Der Ablauf gilt auf Mandantenebene. privacy_rights_request.read erlaubt Lesen, .manage Aufnahme/Fakten/Nachweise, .decide Entscheidungen und .export Export. Bestätige zusätzliche Anmeldung, wenn angefordert.

Originalanfrage, Identitätsdokumente, Beratung und Antworten bleiben im freigegebenen geschützten Fallsystem. Ennea speichert Anfrage-/Personensuchreferenzen und Autoritäts-/Nachweisreferenzen als mandantenbezogene Hashes. Nutze undurchsichtige Referenzen statt Texte, Namen, Adressen oder Zugangsdaten.

Bewahre die erzeugte Ennea-Fallreferenz bei der Originalanfrage im geschützten Fallsystem auf. Die ursprünglichen Suchreferenzen lassen sich aus ihren Hashes weder öffnen noch wiederherstellen. Die Liste zeigt die 100 zuletzt aktualisierten Fälle; Suche und Statusfilter gelten für diese geladene Liste.

Anfrage aufnehmen

1. Öffne Admin → Datenschutzanfragen → Neue Anfrage.
2. Wähle alle Anfragearten und den Eingangskanal.
3. Ergänze Ticket-/Personensuchreferenz, Personenkategorie und passende Datenkategorien wie Kontaktdaten, Dateien oder Prüfprotokolle.
4. Setze Eingang, genehmigtes betriebliches Antwortziel und Grundlage.
5. Setze Aufbewahrungsprüfung und passende Nachweisrichtlinie.
6. Lege den Fall an und prüfe Referenz und Abschlussblocker.

Vorbelegte Antwort-/Aufbewahrungsdaten sind Formularstandards, keine Rechtsfeststellungen. Bestätige sie gegen den verantworteten Ablauf. Der Fall erzeugt erforderliche Aktionsbindungen für Anfragearten und sichere Antwortzustellung.

Entscheidungen dokumentieren

Wähle unter Autorisierte menschliche Entscheidungen Art, Ergebnis und Begründung, trage die externe Freigabereferenz ein und nutze Entscheidung erfassen. Einträge bleiben mit der angemeldeten Person erhalten.

Kläre zuerst Identität, danach Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter und Umfang. Erfasse nötige Widerspruchs-, Überprüfungs-, Ablehnungs- oder Verlängerungsentscheidungen. Verlängerung braucht späteres Antwortziel. Ennea prüft aufgezeichnete Bedingungen, liefert keine menschliche Bewertung.

Der nicht abschließende Status verfolgt Aufnahme, Identität, Bewertung, Erfüllung, externe Nachweise und Antwortbereitschaft. Spätere Entscheidungen korrigieren Bewertung ohne Beleglöschung.

Aktionen belegen

Suchen, Exportieren, Korrigieren, Einschränken und Löschen geschehen im passenden geregelten System/Anbieterablauf. Ein Eintrag hier führt sie nicht aus.

1. Öffne Nachweise.
2. Wähle die Zu dokumentierende Aufgabe aus den vorhandenen Fallbindungen.
3. Nutze das gebundene System, die Aktionsart und die Nachweisanforderungen dieser Aufgabe. Sie werden beim Anlegen des Falls bestimmt und lassen sich nicht frei umordnen.
4. Wähle registriert, abgeschlossen, fehlgeschlagen oder nicht anwendbar und ergänze nötige Nachweisreferenz.
5. Nutze Nachweis erfassen und prüfe Integrität.

Belege Anbieterarbeit an ihrer richtigen Bindung. Lokaler Ennea-Erfolg beweist keinen Anbieterabschluss. Fehlt eine nötige Bindung seit Aufnahme, ziehe Administration hinzu; ein beliebiger neuer Schlüssel repariert sie nicht. Integrität bestätigt bedeutet, dass der gespeicherte Eintrag zu seinem Integritäts-Hash passt. Das bestätigt weder die externe Arbeit noch ihren Inhalt.

Antwort und Abschluss

Prüfe die Endantwort menschlich und erfasse ihre Entscheidung. Übermittle im genehmigten sicheren Kanal, wähle unter Nachweise die Aufgabe Freigegebene Antwort sicher zustellen und erfasse Abgeschlossen mit Zustellnachweis nach der Entscheidung. Nicht anwendbar steht für diese Aufgabe nicht zur Auswahl. Der Tracker versendet nicht.

Klappe Offene Voraussetzungen: … auf, um offene Identität, Zuordnung, Umfang, Pflichtaktionen, externe Belege, Antwort, Integrität und anfragespezifische Entscheidungen zu prüfen. Nach Erfüllung der Voraussetzungen erscheint Abschluss möglich. Schließe über Fallabschluss → Schließen. Der Dienst leitet abgeschlossen, abgelehnt oder storniert aus der Endantwort ab. Wiederöffnung ist eine neue Entscheidung.

Aufbewahrung steuern

Wähle Aufbewahrungs-, Sperr- oder Anonymisierungskontrolle im Entscheidungsformular und erfasse das autorisierte Ergebnis mit Freigabereferenz. Bis zur Prüfung aufbewahren, Sperre setzen und Ausnahme erfassen benötigen Aufbewahrungsprüfung am. Das Datum muss nach dem Eingang der Anfrage liegen. Sperre aufheben und Anonymisierung autorisieren benötigen dieses Datum nicht.

Diese Kontrollen bleiben bei abgeschlossenen, abgelehnten und stornierten Fällen verfügbar. Öffne einen geschlossenen Fall wieder, bevor du andere Entscheidungen oder Aktionsnachweise ergänzt. Das Prüfdatum erfasst die nächste Prüfung; es plant keine Löschung. Eine Anonymisierungsfreigabe führt selbst keine Anonymisierung aus.

Bei Fristverlängerung → Verlängern ist ein Verlängertes Antwortziel nach dem aktuell wirksamen Antwortziel nötig. Das Formular übermittelt dieses Datum nur für eine Verlängerung und das Aufbewahrungsprüfdatum nur für Aufbewahrungsergebnisse, die es benötigen.

Export und Fehlerbehebung

Minimierte Nachweise exportieren enthält vertrauliche strukturierte Fälle, Bindungen, Entscheidungen/Aktionen, Blocker und Integrität ohne rohe Suchreferenzen und viele personenbezogene/Freitextangaben. Es ist kein Auskunftsdatenexport und keine Endantwort.

Prüfe nach fehlgeschlagener Ergänzung die Historie vor Wiederholung. Löse Abschlussblocker am benannten Schlüssel. Nutze bei Integritätsfehlern den betroffenen Beleg nicht weiter und lasse ihn prüfen; erfinde keinen Abschluss. Prüfe bei Zugriffsausfall Mandantenrechte und Anmeldung.

Siehe Sicherheitsvorfälle, Benutzer/Rollen, Systemereignisse und Support.