Berichtsabläufe
Für unterschiedliche Aufgaben gilt derselbe Berichtsablauf: Informationen auswählen, Entwurf erstellen, prüfen, abschließen und herunterladen. Der Einstiegspunkt bestimmt, welche Quelle und Dokumentzuordnung vorausgewählt sind.
| Ablauf | Beispiel | Einrichtung |
|---|---|---|
| Aus einem Datensatz | Auftragsübersicht oder Materialdatenblatt | Passende Berichtsvorlage veröffentlichen. |
| Historische Formularausgabe | Aufbewahrtes Prüfdokument aus früherer Einreichung | Berechtigte vorhandene Ausgabe öffnen; neue Formularerfassung ist eingestellt. |
| Aus einem Katalog | Illustrierte Produktunterlagen aus Teilen und Fotos | Vorlage und Ziel der Katalogkomponente konfigurieren. |
Vorlagen liegen im Operations Studio. Erzeugte Dokumente erscheinen beim zugehörigen Datensatz. Sie können zusätzlich dort sichtbar sein, wo ihre Informationen erfasst wurden; eine Kennzeichnung nennt dann die tatsächliche Zuordnung.
Berichte aus operativen Datensätzen
Veröffentliche eine Vorlage für die benötigte Quelle. Öffne einen passenden Datensatz und erstelle unter Dokumente aus Vorlagen einen Bericht. Prüfe die Zuordnung, wähle die Quelldatensätze, öffne die Vorschau und erstelle den Entwurf. Fahre mit Prüfung, Abschluss und Korrekturen fort.
Ein Materialdatenblatt kann beispielsweise das Material sowohl als Quelle als auch als zugehörigen Datensatz verwenden. Ein Sammelbericht kann mehrere ausgewählte Datensätze erfassen und trotzdem einem bestimmten operativen Kontext gehören. Prüfe, ob die Zuordnung zum Inhalt des Dokuments passt.
Historische Formularausgaben
Separate Formularerstellung, Veröffentlichung, Erfassung und Übermittlungs-Automationen sind eingestellt. Neue Fragen und Prüfungen gehören zum App-Quellcode. Tabellen- oder Nachweisspeicherung erzeugt nicht automatisch einen Bericht.
Berechtigte historische Einreichungen, abgeschlossene Berichte und aufbewahrte Quelldateien bleiben lesbar. Öffne die vorhandene Ausgabe, statt ein neues Formular einzureichen. Erfasste Vorlagenveröffentlichung und angenommene Quelle bleiben von späteren Berichtskorrekturen getrennt. Kann eine Ausgabe nicht über ihre angebotene Aktion wiederhergestellt werden, lasse den Beleg prüfen; erzeuge keinen neuen Quelldatensatz als Ersatz für ein ungewisses Ergebnis.
Illustrierte Kataloge
Den Ablauf einrichten
Veröffentliche eine Vorlage mit Ersatzteilkataloge als Quelle. Ergänze eine Teileübersicht und Elemente für illustrierte Teile sowie benötigte Titeltexte oder Hinweise. Wähle in den Einstellungen der Katalogkomponente die veröffentlichte Dokumentvorlage oder ermögliche die Auswahl bei der Erstellung. Lege fest, ob Dokumente zum Quellauftrag oder zu einem Produkt/Material gehören.
Vorbereiten und erzeugen
- Gleiche die Teileliste mit den Quelldokumenten ab. Prüfe Positionen, Artikelnummern, Beschreibungen und Mengen. Lasse unbekannte Werte offen, statt sie zu erfinden.
- Ergänze Fotos und ordne sie den richtigen Teilen zu. Prüfe Beschriftungen, Labels, Gruppen und die vorgesehene Katalogdarstellung.
- Kläre fehlende Teile, auf die Fotos verweisen. Eine unvollständige Liste kann nicht als vollständiger Katalog exportiert werden.
- Warte, bis Änderungen an Teilen und Katalog gespeichert sind.
- Wähle die Aktion zum Erstellen eines Katalogdokuments, bestätige Vorlage und Zuordnung, prüfe die Vorschau und erstelle den Entwurf.
- Prüfe Dokument und Sprachversionen, schließe sie ab und lade die benötigten PDFs herunter.
Ein produktbezogenes Dokument bleibt mit den gepflegten Informationen des Quellauftrags verknüpft. Erwartet der Ablauf ein verknüpftes Material und fehlt dieses, korrigiere die Materialverknüpfung des Auftrags oder wähle vor der Erstellung die beabsichtigte Zuordnung.
Einige Apps bieten außerdem direkte deutsche und englische Katalog-PDFs an. Diese speichern Katalogdateien mit eigenem Ausgabeverlauf am Quellauftrag und verwenden nicht den Entwurfs- und Abschlussablauf des wiederverwendbaren Berichtseditors. Ein erneuter direkter Export bei unverändertem Inhalt verwendet die gespeicherte Datei erneut. Prüfe nach einem unterbrochenen Download zuerst den Verlauf.
Bestehende Arbeitsunterlagen und Formular-PDFs
Bestehende Vorlagen für auftragsbezogene Arbeitsunterlagen und direkte PDFs eingereichter Formulare bleiben eigene Ausgabewege. Der Dialog zur Dokumenterstellung an einem Auftrag kann veröffentlichte Arbeitsunterlagen anhand eingerichteter Zuordnungen empfehlen. Prüfe ausgewählte Aufträge oder Arbeitsgänge sowie Warnungen, erzeuge das Dokument und kontrolliere sein PDF. Fehlendes Material oder ein uneindeutiger Arbeitsplatz muss in Quelle oder Vorlage geklärt werden, statt Werte zu erraten.
Der hier beschriebene Entwurfs- und Korrekturablauf gilt für Dokumente aus Berichtsvorlagen. Er wandelt ältere Arbeitsunterlagen, Formulareinreichungen oder direkte Katalog-PDFs nicht automatisch um. Neue Erfassungsabläufe beschreibt Dateneingabe in Apps. Historische PDFs behalten ihren ursprünglichen Datensatzbezug und Zugriff.
Zugriff und Fehlerbehebung
Benutzer benötigen die Berechtigung für die Dokumentaktion und Zugriff auf den zugehörigen Datensatz sowie die gespeicherten Quellen. Ein Berichtsverweis gewährt keinen zusätzlichen Quellzugriff. Quellen und Vorlagen können deshalb je Benutzer und Standort unterschiedlich verfügbar sein.
Fehlt eine Vorlage, prüfe Veröffentlichung, Quelltyp, ausgewähltes Formular, Standort/Umgebung und Berechtigungen. Bei unerwarteten Daten prüfe die ausgewählten Datensätze und den erfassten Stand, bevor du aktualisierst. Weitere Schritte findest du unter Mit Berichten arbeiten; die Gestaltung beschreibt Berichtsvorlagen.