Mit Berichten arbeiten

Berichte machen ausgewählte operative Informationen zu einem Dokument, das du prüfen, ergänzen und als PDF herunterladen kannst. Nutze sie beispielsweise für Prüfergebnisse, Auftragsdokumentation, Produktunterlagen oder illustrierte Kataloge.

Wiederverwendbare Vorlagen gestaltest du im Operations Studio. Erstellte Dokumente öffnest du beim zugehörigen Datensatz, etwa einem Auftrag, Material oder Arbeitsplatz. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von deinen Berechtigungen, dem gewählten Standort und der Umgebung sowie den dort eingerichteten Vorlagen ab.

Die Bausteine verstehen

Baustein	Zweck
Berichtsvorlage	Legt Informationsquelle, Felder, Layout und wiederverwendbare Texte fest. Eine veröffentlichte Version kann Berichte erzeugen.
Quelle	Liefert Informationen, etwa ein Auftrag, ein historisch eingereichtes Formular oder ein gepflegter Teilekatalog.
Dokumentzuordnung	Der Datensatz, zu dem das Dokument gehört. Er kann von der Quelle abweichen: Eine an einem Auftrag erfasste Prüfung kann dessen Produkt beschreiben.
Berichtsentwurf	Erfasste Quelldaten mit deinem Dokumenttitel, deiner Einleitung und deinem Fazit. Er bleibt bearbeitbar.
Abgeschlossene Revision	Eine festgeschriebene Dokumentrevision mit ihren erfassten Inhalten und dem gespeicherten PDF. Änderungen erfordern eine Korrektur.

App-Eingaben erfassen Antworten; ein Bericht stellt ausgewählte Informationen dar. Eingaben speichern, Vorlage veröffentlichen und Bericht abschließen sind getrennte Aktionen. Separate Formularerfassung ist eingestellt; berechtigte historische Einreichungen bleiben lesbare Quellen.

Einen Bericht erstellen und prüfen

1. Öffne den betreffenden Datensatz und suche Dokumente aus Vorlagen. Wähle die Aktion zum Erstellen. Auch eine eingerichtete App oder berechtigte historische Ausgabe kann diesen Ablauf mit vorausgewählter Quelle öffnen.
2. Wähle eine veröffentlichte Dokumentvorlage. Sie muss zur Quelle und deinen Zugriffsrechten passen.
3. Prüfe Dokument gehört zu und die Quelldatensätze. Eine Vorlage kann einen einzelnen Datensatz oder eine explizite Auswahl von bis zu 50 Datensätzen desselben Quelltyps verwenden.
4. Öffne die Vorschau. Prüfe Titel, Kennungen, Felder, Bilder und fehlende Werte.
5. Erstelle den Entwurf. Dabei werden die Quelldaten zu diesem Zeitpunkt erfasst.
6. Ergänze Einleitung oder Fazit und wähle Änderungen speichern. Diese Ergänzungen gehören zum Dokument; sie ändern die operative Quelle nicht.

Speichere vor dem Neuladen oder Schließen des Browsers. Eine Vorschau erzeugt noch keinen Bericht, und ungespeicherte Änderungen sind keine gespeicherte Revision.

Aktualisieren, abschließen und herunterladen

Ein vorhandener Entwurf übernimmt spätere Quelländerungen nicht unbemerkt. Wähle Quelldaten aktualisieren, um die ausgewählten Datensätze erneut einzulesen. Einleitung und Fazit bleiben erhalten. Prüfe die aktualisierten Informationen. Die Aktualisierung wechselt nicht zu einer neueren Veröffentlichung der Vorlage.

Wähle nach der Inhaltsprüfung Bericht abschließen. Dadurch werden die Revision und ihr gerendertes PDF festgeschrieben. Schlägt die PDF-Erstellung fehl, bleibt der Bericht ein Entwurf, damit du die Ursache beheben und es erneut versuchen kannst. Der Abschluss fügt nicht automatisch eine Freigabeunterschrift hinzu und schließt auch den zugrunde liegenden Auftrag nicht ab.

Mit PDF herunterladen erhältst du die gespeicherte Revision. Prüfe vor dem Weitergeben auch die heruntergeladene Datei, besonders lange Texte, Bilder, Seitenumbrüche und Sprache. Ein heruntergeladener Entwurf bleibt ein Entwurf; der Download schließt ihn nicht ab.

Einen abgeschlossenen Bericht korrigieren

1. Öffne die abgeschlossene Revision und wähle Korrektur erstellen.
2. Bearbeite den neuen Entwurf. Er übernimmt zunächst die zuvor erfassten Informationen.
3. Wähle Quelldaten aktualisieren nur, wenn auch neuere operative Daten einfließen sollen.
4. Speichere, prüfe und schließe die Korrektur ab.

Die frühere abgeschlossene Revision und ihr PDF bleiben im Verlauf verfügbar. Eine neu veröffentlichte Vorlage oder eine Änderung der PDF-Erstellung überschreibt keine bereits ausgegebene Datei. Das Löschen eines Entwurfs entfernt dessen Inhalt, nicht die Quelldatensätze oder andere Revisionen.

Sprachversionen verwenden

Über die Sprachauswahl des Dokuments öffnest oder erstellst du eine verknüpfte deutsche oder englische Version. Vergleiche die Texte bei Bedarf mit der Quelle und speichere manuelle Korrekturen. Mit Konnie übersetzen steht zur Verfügung, wenn die Berichtsübersetzung für deinen Arbeitsbereich aktiviert ist. Andernfalls kannst du weiterhin selbst übersetzen.

Sprachversionen behalten den Quellbezug und die operativen Kennungen. Ergänze fehlende Texte vor dem Abschluss. Meldet das Dokument eine aktualisierte Quelle, enthält die Sprachversion weiterhin ihren erfassten Stand. Öffne die aktuelle Quelle und erstelle daraus eine neue Sprachversion, um die Änderungen zu übernehmen. Jede Version wird separat geprüft und abgeschlossen.

Häufige Probleme lösen

Anzeige oder Problem	Nächster Schritt
Keine veröffentlichten Vorlagen	Bitte einen Vorlagenautor, eine passende Vorlage im gleichen Kontext zu veröffentlichen. Prüfe Standort, Umgebung und Berechtigungen.
Fehlende Werte oder Bilder	Prüfe Quelle und Feldzuordnungen. Ein Strich bedeutet fehlende Information, nicht null oder ein bestätigtes Ergebnis. Korrigiere die Quelle und aktualisiere den Entwurf.
Unvollständiger Teilekatalog	Gleiche Teileliste und Fotozuordnungen vor dem Export ab. Siehe Katalogablauf.
Konflikt beim Speichern	Zwischenzeitlich wurde eine andere Änderung gespeichert. Lade den aktuellen Stand, vergleiche deine beabsichtigten Änderungen und wende sie erneut an.
Quelle nicht mehr zugänglich	Lass den Zugriff durch den Verantwortlichen oder einen Administrator prüfen. Ein Berichtslink gewährt keinen zusätzlichen Zugriff auf die Quelle.
PDF-Anfrage fehlgeschlagen	Öffne das Dokument oder den Ausgabeverlauf erneut und prüfe, ob es gespeichert wurde. Nutze eine angebotene Wiederholung an der vorhandenen Ausgabe.

Die Einrichtung beschreiben Berichtsvorlagen und Berichtsabläufe.